Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Einmal im Jahr ist es soweit: Die Nebenkostenabrechnung muss raus. Für die meisten privaten Vermieter ist das ein Termin, den man am liebsten vor sich herschiebt — Excel-Tabellen vom Vorjahr suchen, Belege zusammensuchen, Verteilerschlüssel neu ausrechnen und am Ende hoffen, dass man nichts vergessen hat, das später zu einem Streit mit dem Mieter führt. Dabei lässt sich eine formell korrekte Abrechnung in überschaubarer Zeit erstellen, wenn man weiß, welche Angaben tatsächlich gebraucht werden und in welcher Reihenfolge man sie sammelt. Dieser Beitrag begleitet dich durch genau die Schritte, die auch der Wohnkostenheld-Assistent abfragt — vom ersten Objekt-Datensatz bis zum versandfertigen PDF für jeden Mieter.

Was du vor dem Start brauchst

Bevor du überhaupt eine Zeile ausfüllst, lohnt es sich, folgende Unterlagen bereitzulegen:

• Die Adresse und Gesamtwohnfläche deines Objekts sowie die Anzahl der Wohneinheiten.
• Für jede Einheit: Bezeichnung (z. B. „EG links"), Wohnfläche, Mietername, Ein- und ggf. Auszugsdatum im Abrechnungszeitraum sowie die Summe der geleisteten Nebenkosten-Vorauszahlungen.
• Alle Rechnungen und Bescheide zu den Betriebskosten des Abrechnungszeitraums — Grundsteuerbescheid, Wasserrechnung, Versicherungsbeitrag, Hausmeisterrechnung und so weiter.
• Bei zentraler Heizung: die Brennstoffrechnung mit Gesamtkosten und Verbrauch, dazu die Zählerstände bzw. Heizkostenverteiler-Werte je Einheit, falls vorhanden.
• Falls es eine zentrale Warmwasserbereitung gibt: den Warmwasserzähler-Stand und die Warmwassertemperatur (Standard 60 °C).

Mit diesen Angaben griffbereit dauert der eigentliche Assistent im Schnitt rund zehn Minuten — daher auch unser Claim „Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten".

Schritt 1 — Objekt anlegen

Im ersten Schritt trägst du die Eckdaten deines Gebäudes ein: Adresse, Gesamtwohnfläche in Quadratmetern und Anzahl der Einheiten. Diese Gesamtfläche ist die Referenzgröße für jeden Verteilerschlüssel „Wohnfläche" — je genauer sie stimmt, desto genauer stimmt am Ende jeder Mieteranteil. Wenn du das Objekt bereits aus einem Vorjahr kennst, kannst du ein bestehendes Objekt auswählen und die Stammdaten direkt übernehmen, statt sie erneut einzutippen. Das ist genau die Retention-Idee hinter Wohnkostenheld: Deine Daten bleiben gespeichert, damit die Abrechnung im nächsten Jahr noch schneller geht.

Schritt 2 — Einheiten und Mieter erfassen

Jetzt folgen die einzelnen Wohneinheiten. Für jede Einheit brauchst du eine Bezeichnung, die Wohnfläche, optional die Personenzahl (relevant, falls du nach Personen statt Wohnfläche verteilst) sowie den oder die Mieter mit Mietbeginn und -ende innerhalb des Abrechnungszeitraums. Ganz wichtig ist die monatliche Nebenkosten-Vorauszahlung bzw. die Summe der im Zeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen — sie wird am Ende von den berechneten Kosten abgezogen und ergibt die Nachzahlung oder das Guthaben. Ziehen Mieter während des Zeitraums ein oder aus, wird das automatisch berücksichtigt: Jede Kostenposition wird tagesgenau auf die tatsächliche Mietdauer verteilt, unvermietete Tage trägt der Vermieter. Wenn dich das Thema Mieterwechsel im Detail interessiert, findest du eine ausführliche Erklärung samt Rechenbeispiel im Beitrag Mieterwechsel: So rechnest du zeitanteilig ab.

Schritt 3 — Abrechnungszeitraum festlegen

Als Nächstes legst du den Zeitraum fest, für den abgerechnet wird — standardmäßig ist das Kalenderjahr voreingestellt (1. Januar bis 31. Dezember des Vorjahres), du kannst aber auch ein individuelles Wirtschaftsjahr wählen. Wichtig ist nur eine harte Grenze: Der Zeitraum darf nicht länger als 12 Monate sein — das ist keine Wohnkostenheld-Regel, sondern folgt direkt aus § 556 BGB. Ist das Ende deines gewählten Zeitraums bereits mehr als neun Monate her, zeigt der Assistent zusätzlich eine Fristwarnung an.

Warum die 12-Monats-Grenze so wichtig ist

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumst du diese Frist, kannst du eine Nachforderung in aller Regel nicht mehr durchsetzen — ein eventuelles Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen. Deshalb zeigt dir Wohnkostenheld die Frist durchgehend als Ampel an und erinnert dich per E-Mail, sobald noch drei Monate bis zum Ablauf verbleiben. Mehr Details, auch zu Sonderfällen wie verspätetem Zugang oder strittigen Fristen, findest du im Beitrag Fristen bei der Nebenkostenabrechnung.

Schritt 4 — Kalte Betriebskosten eintragen

Der umfangreichste Schritt: Hier trägst du die sogenannten „kalten" Betriebskosten ein — alle Kostenarten außer Heizung und Warmwasser, die getrennt im nächsten Schritt folgen. Wohnkostenheld zeigt dir dafür 13 vorbereitete Zeilen nach § 2 BetrKV, jede mit einem sinnvoll vorausgewählten Verteilerschlüssel, den du bei Bedarf änderst:

Die 13 vorbereiteten Kostenarten

Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Aufzug, Straßenreinigung & Müllbeseitigung, Gebäudereinigung & Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung (Allgemeinstrom), Schornsteinreinigung, Sach- & Haftpflichtversicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne/Breitband und Wäschepflegeeinrichtungen. Zu jeder Position gibst du nur den Gesamtbetrag fürs Gebäude ein — lass eine Zeile einfach leer, wenn diese Kostenart bei dir nicht anfällt. Rechnet sich eine Position nach Verbrauch ab (z. B. Wasser über Zähler), trägst du zusätzlich die Zählerstände je Einheit ein; ohne Zählerdaten verteilt der Assistent automatisch nach Wohnfläche oder Einheiten. Eine ausführliche Erklärung, was hinter jeder einzelnen Position steckt und was du auf keinen Fall umlegen darfst, findest du im Beitrag Welche Kosten sind umlagefähig?.

Sonstige Betriebskosten

Für alles, was nicht in die 13 vorbereiteten Zeilen passt, gibt es den Bereich „Sonstige Betriebskosten" mit frei wählbarer Bezeichnung und Verteilerschlüssel. Wichtig: Eine sonstige Position ist nur umlagefähig, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurde — der Assistent weist bei jeder sonstigen Position auf diese Voraussetzung hin, damit du sie im Zweifel gegen deinen Mietvertrag prüfst, bevor du sie tatsächlich abrechnest.

Schritt 5 — Heizung und Warmwasser

Hast du eine zentrale Heizungsanlage, folgt jetzt das HeizkostenV-Modul — bei dezentraler Heizung (z. B. eigene Gasetagenheizung je Wohnung) überspringst du diesen Schritt einfach. Du wählst die Brennstoffart (Erdgas, Heizöl, Fernwärme oder Wärmepumpe), trägst die Gesamtbrennstoffkosten und den Gesamtverbrauch ein sowie die Heiznebenkosten wie Wartung, Schornsteinfeger oder Messdienst.

Der 70/30-Verteilungsschlüssel

Heizkosten werden nach § 7 HeizkostenV zwischen 50 und 70 Prozent nach dem tatsächlich erfassten Verbrauch und im Rest nach Wohnfläche verteilt. Wohnkostenheld setzt standardmäßig 70 % Verbrauch, 30 % Wohnfläche — den in der Praxis üblichsten Wert — den du über einen Regler zwischen 50 und 70 % Verbrauchsanteil anpassen kannst. Liegen für eine oder mehrere Einheiten keine Verbrauchswerte vor, verteilt der Assistent die Heizkosten zu 100 % nach Wohnfläche und weist gleichzeitig darauf hin, dass Mieter in diesem Fall nach § 12 HeizkostenV ein Kürzungsrecht von 15 % auf ihren Heizkostenanteil haben. Bei zentraler Warmwasserbereitung wird der Warmwasseranteil entweder über einen echten Warmwasserzähler berechnet oder — falls kein Zähler vorhanden ist — pauschal mit 18 % der Heizkosten angesetzt.

CO2-Kosten nicht vergessen

Seit 2023 müssen bei fossilen Brennstoffen (Erdgas, Heizöl) zusätzlich die CO2-Kosten zwischen dir und deinen Mietern aufgeteilt werden. Du kannst die CO2-Kosten entweder direkt von der Brennstoffrechnung übernehmen oder automatisch aus dem Verbrauch schätzen lassen — Wohnkostenheld berechnet dann die passende Stufe im 10-Stufen-Modell und den daraus folgenden Vermieteranteil. Wie genau dieses Stufenmodell funktioniert, erklären wir ausführlich im Beitrag CO2-Kostenaufteilung einfach erklärt. Bei Fernwärme und Wärmepumpen entfällt die CO2-Kostenaufteilung im Moment noch.

Schritt 6 — Prüfung und Ergebnis

Nachdem alle Kosten erfasst sind, berechnet Wohnkostenheld automatisch das Ergebnis für jeden Mieter: die Summe seines Anteils an allen kalten Kosten plus Heiz- und Warmwasseranteil, abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen — macht am Ende entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Davor laufen mehrere Plausibilitäts-Checks automatisch mit: Stimmen die Flächenangaben der Einheiten mit der Gesamtfläche überein? Ist eine Kostenposition im Vergleich zu üblichen Werten auffällig hoch? Wurde eine sonstige Position angelegt, die du gegen den Mietvertrag prüfen solltest? Diese Hinweise erscheinen direkt in der Übersicht, bevor du zur Vorschau weitergehst — so fallen typische Fehler auf, bevor sie beim Mieter landen.

Schritt 7 — Bezahlen und herunterladen

Die komplette Abrechnung kannst du kostenlos erstellen und in der Vorschau ansehen — mit Wasserzeichen und ausgegrauten Beträgen. Erst wenn du das fertige Ergebnis gesehen hast und die finalen PDFs herunterladen willst, entscheidest du dich für Einzelkauf (24,90 € einmalig für eine komplette Abrechnung) oder das Jahres-Paket „Vermieter" (59 € im Jahr, bis zu 5 Einheiten, unbegrenzt viele Abrechnungen). Nach erfolgreicher Zahlung über Stripe stehen sofort die fertigen PDFs bereit: die Abrechnung selbst plus ein passendes Anschreiben für jeden Mieter, inklusive aller Pflichtangaben und — sofern zutreffend — dem CO2-Ausweis. Zusätzlich bekommst du eine Kaufbeleg-E-Mail mit dem Link zu deiner Abrechnung, damit du die Unterlagen jederzeit wiederfindest.

Was passiert danach?

Deine Objekt- und Mieterdaten bleiben gespeichert, damit die Abrechnung im nächsten Jahr noch schneller geht — du musst nur noch den neuen Zeitraum und die aktuellen Kosten eintragen. Läuft die 12-Monats-Frist für eine bereits erstellte Abrechnung näher, erinnert dich Wohnkostenheld automatisch per E-Mail, drei Monate bevor sie abläuft, damit dir keine Nachforderung verloren geht.

Häufige Fehler vermeiden

Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch komplizierte Rechnungen, sondern durch fehlende oder falsch zugeordnete Angaben: ein vergessener Mieterwechsel, ein zu spät versandtes Anschreiben, eine „sonstige" Position ohne Rückhalt im Mietvertrag oder Heizkosten ohne jede Verbrauchserfassung. Wer die oben beschriebenen sieben Schritte der Reihe nach durchgeht und die angezeigten Hinweise ernst nimmt, vermeidet die meisten dieser Fallstricke automatisch.

Am einfachsten überzeugst du dich selbst: Registriere dich kostenlos und leg direkt mit deinem ersten Objekt los — die komplette Erstellung kostet dich nichts, bezahlt wird erst beim fertigen PDF-Download.