Mieterwechsel: So rechnest du zeitanteilig ab

Zieht während des Abrechnungszeitraums ein Mieter aus und ein neuer ein, stellt sich sofort die Frage: Wer trägt welchen Anteil an den Betriebskosten? Eine grobe Schätzung nach „ungefähr halbe-halbe" reicht rechtlich nicht aus — jede Kostenposition muss tagesgenau auf die tatsächliche Mietdauer der beteiligten Mietverhältnisse verteilt werden. Dieser Beitrag erklärt das Grundprinzip, geht auf die Besonderheit der Heizkosten ein und rechnet ein vollständiges Beispiel durch.

Das Grundprinzip: tagesgenaue Aufteilung

Bei einem Mieterwechsel wird jede Kostenposition zunächst wie gewohnt auf die Einheit verteilt — nach Wohnfläche, Verbrauch, Personen oder Einheiten, je nach Kostenart. Der auf die Einheit entfallende Betrag wird anschließend zusätzlich nach der tatsächlichen Mietdauer innerhalb des Abrechnungszeitraums zwischen den Mietverhältnissen aufgeteilt:

Anteil Mieter = Anteil Einheit × (Miettage / Zeitraumtage)

Ein Beispiel zur Einordnung: Entfallen auf eine Einheit insgesamt 210 € Grundsteuer im Jahr, und wohnt der erste Mieter 181 von 365 Tagen in dieser Einheit, entfallen auf ihn 210 € × 181/365 ≈ 104,14 € — der Rest verteilt sich entsprechend auf den nachfolgenden Mieter (oder auf den Vermieter, falls die Einheit zeitweise leer stand, dazu gleich mehr).

Personentage statt reiner Personenzahl

Bei Kostenarten, die nach Personenzahl verteilt werden — etwa manche „Sonstige Betriebskosten" —, reicht ein einfacher Blick auf die Anzahl der im Zeitraum gemeldeten Personen nicht aus, wenn ein Mieterwechsel stattgefunden hat. Stattdessen wird mit Personentagen gerechnet: Personenzahl multipliziert mit der jeweiligen Mietdauer in Tagen. Zwei Mietparteien mit unterschiedlicher Personenzahl und unterschiedlicher Wohndauer werden so fair zueinander ins Verhältnis gesetzt, statt dass eine kurze Mietdauer mit vielen Personen genauso stark zählt wie eine lange Mietdauer mit wenigen Personen.

Wenn die Einheit zeitweise leer steht

Deckt die Summe der Mietverhältnisse einer Einheit nicht den gesamten Abrechnungszeitraum ab — etwa weil zwischen Auszug und Einzug einige Tage kein Mietverhältnis bestand —, entsteht für diese Tage ein Leerstandsanteil. Diesen Anteil trägst grundsätzlich du als Vermieter selbst; er darf nicht auf die übrigen Mieter der Einheit umgelegt werden. Stehen beispielsweise von 365 Tagen 355 Tage unter Vertrag und 10 Tage leer, entfallen rechnerisch rund 2,7 % der auf diese Einheit entfallenden Kosten auf dich als Vermieter — unabhängig davon, wie die verbleibenden Tage zwischen den beiden Mietparteien aufgeteilt werden.

Verbrauchskosten ohne Zwischenablesung: Gradtagszahlen für die Heizung

Bei den meisten Kostenarten ist die einfache tagesanteilige Aufteilung sachgerecht, weil der Verbrauch übers Jahr einigermaßen gleichmäßig anfällt — bei Wasser zum Beispiel reicht eine tagesgenaue Verteilung völlig aus, wenn keine Zwischenablesung zum Zeitpunkt des Mieterwechsels stattgefunden hat. Bei Heizkosten ist das anders: Der Verbrauch ist extrem saisonabhängig — im Januar wird um ein Vielfaches mehr geheizt als im Juli. Findet ein Mieterwechsel etwa zur Jahresmitte statt und wird der Heizkostenanteil einfach nach Kalendertagen aufgeteilt, bekäme ein Mieter, der die kalten Wintermonate bewohnt hat, einen unfair niedrigen Anteil zugerechnet, während ein Mieter, der nur die warme Jahreshälfte bewohnt hat, unfair viel zahlen müsste.

Deshalb wird der Heizkostenanteil bei einem Mieterwechsel ohne Zwischenablesung nicht einfach nach Kalendertagen, sondern nach Gradtagszahlen aufgeteilt — einer vereinfachten Tabelle, die den typischen Heizbedarf je Kalendermonat abbildet. Die folgende vereinfachte Monatstabelle zeigt den typischen Anteil des Jahresheizbedarfs je Monat in Promille (Summe über alle zwölf Monate: 1.000):

Anstatt den Heizkostenanteil eines Mietverhältnisses einfach über die reine Tageszahl zu berechnen, wird die Summe der Promille-Werte der Monate berücksichtigt, in denen das jeweilige Mietverhältnis lief. Wohnt ein Mieter zum Beispiel von Januar bis Juni in der Einheit, deckt er die heizintensiven Monate Januar bis März fast vollständig ab und bekommt entsprechend einen höheren Anteil am Heizkostenanteil zugerechnet als ein Mieter, der die gleiche Anzahl an Tagen im Sommerhalbjahr wohnt. Dieser Hinweis auf die vereinfachte Gradtagsverteilung erscheint zusätzlich im PDF, damit für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt, wie die Aufteilung zustande kam.

Rechenbeispiel: Mieterwechsel in einem Drei-Parteien-Haus

Nehmen wir ein Gebäude mit 200 m² Gesamtwohnfläche und drei Einheiten: E1 mit 50 m², E2 mit 70 m² und E3 mit 80 m². In E2 findet während des Abrechnungsjahres 2025 ein Mieterwechsel statt: Die Vormieterin zieht zum 30. Juni aus, der Nachmieter zieht nahtlos zum 1. Juli ein.

Miettage berechnen: Die Vormieterin wohnt vom 1. Januar bis 30. Juni — das sind 181 Tage. Der Nachmieter wohnt vom 1. Juli bis 31. Dezember — das sind 184 Tage. Zusammen ergibt das 181 + 184 = 365 Tage, also das komplette Jahr — die Einheit stand an keinem einzigen Tag leer.

Grundsteuer-Anteil der Einheit berechnen: Beträgt die Grundsteuer fürs Gesamtgebäude 600 € im Jahr und wird nach Wohnfläche verteilt, entfällt auf E2 (70 von 200 m²) ein Anteil von 70/200 × 600 € = 210 €.

Aufteilung zwischen den beiden Mietverhältnissen:

• Vormieterin: 210 € × 181/365 ≈ 104,14 €
• Nachmieter: 210 € × 184/365 ≈ 105,86 €
• Kontrolle: 104,14 € + 105,86 € = 210,00 € — die volle Summe ist wieder vollständig verteilt, kein Cent geht verloren und keiner bleibt beim Vermieter hängen, weil kein Leerstandstag vorlag.

Personentage bei einer weiteren Kostenposition: Angenommen, eine Position wird nach Personen verteilt, die Vormieterin hatte zwei Personen im Haushalt, der Nachmieter drei. Dann ergeben sich für E2: Vormieterin 2 × 181 = 362 Personentage, Nachmieter 3 × 184 = 552 Personentage — der Nachmieter bekommt also, obwohl er nur drei Tage länger wohnte, aufgrund der höheren Personenzahl einen deutlich größeren Anteil zugerechnet.

Und wenn zusätzlich eine Heizung im Spiel wäre? Gäbe es in diesem Beispiel zusätzlich eine zentrale Heizung und läge keine Zwischenablesung zum 30. Juni vor, würde der Heizkostenanteil nicht im Verhältnis 181:184 (also rund 49,6 % zu 50,4 %), sondern nach der Gradtagszahlen-Tabelle aufgeteilt: Die Monate Januar bis Juni summieren sich auf 170+150+130+80+40+13 = 583 Promille, die Monate Juli bis Dezember auf 9+9+30+80+120+169 = 417 Promille. Die Vormieterin bekäme damit rund 58,3 % des Heizkostenanteils der Einheit zugerechnet — spürbar mehr als die reine Tagesquote von 49,6 % —, weil sie die heizintensiven Wintermonate bewohnt hat.

Was zählt sonst noch bei einem Mieterwechsel?

Damit die Aufteilung überhaupt korrekt berechnet werden kann, brauchst du für jedes Mietverhältnis exakte Ein- und Auszugsdaten sowie — bei personenbezogenen Schlüsseln — die jeweilige Personenzahl. Liegt für eine Einheit ein echter Zwischenzähler-Stand zum Zeitpunkt des Wechsels vor, kannst du diesen anstelle der Gradtagszahlen-Schätzung verwenden — das ist immer die genauere Variante. Fehlt eine Zwischenablesung, übernimmt die vereinfachte Gradtagstabelle automatisch die Aufteilung, inklusive eines entsprechenden Hinweises im PDF für maximale Transparenz gegenüber beiden Mietparteien.

Achte außerdem darauf, dass sich beide Mietverhältnisse einer Einheit im Zeitraum nicht überlappen — ein überschneidender Zeitraum (etwa weil der Auszugstermin versehentlich nach dem Einzugstermin des Nachmieters liegt) deutet in aller Regel auf einen Tippfehler bei den Datumsangaben hin und sollte vor der endgültigen Abrechnung korrigiert werden. Umgekehrt gilt: Ein dokumentierter, tatsächlicher Leerstand zwischen zwei Mietverhältnissen ist kein Fehler, sondern schlicht der Teil des Zeitraums, den du als Vermieter selbst trägst.

Wie Wohnkostenheld die Berechnung übernimmt

Du musst keine der oben gezeigten Rechnungen selbst durchführen: Trägst du im Wizard für jede Einheit die Mietverhältnisse mit ihren jeweiligen Ein- und Auszugsdaten ein, berechnet die Engine automatisch für jede Kostenposition die korrekte tagesgenaue Aufteilung — inklusive Personentage-Gewichtung, Leerstandsanteil und Gradtagszahlen-Schätzung bei fehlender Zwischenablesung. Wie die restlichen Schritte einer kompletten Abrechnung ablaufen, liest du im Beitrag Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt; welche Frist dabei für jedes einzelne Mietverhältnis gilt, erklärt der Beitrag Fristen bei der Nebenkostenabrechnung. Läuft bei dir zusätzlich eine zentrale Heizung mit fossilem Brennstoff, lohnt sich auch ein Blick in den Beitrag CO2-Kostenaufteilung einfach erklärt.

Willst du selbst ausprobieren, wie einfach ein Mieterwechsel korrekt abgerechnet werden kann? Registriere dich kostenlos und leg dein erstes Objekt mit allen Mietverhältnissen an — die tagesgenaue Aufteilung übernimmt die Engine automatisch im Hintergrund.