Welche Kosten sind umlagefähig? § 2 BetrKV komplett erklärt

Eine der häufigsten Fehlerquellen in Nebenkostenabrechnungen ist gar nicht die Rechenarithmetik, sondern die Frage, welche Kosten überhaupt auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Wer hier zu großzügig ist, riskiert, dass die Abrechnung teilweise unwirksam wird und der Mieter zu Unrecht gezahlte Beträge zurückfordern kann. Wer zu vorsichtig ist, zahlt Kosten aus eigener Tasche, die eigentlich umlagefähig gewesen wären. Die gute Nachricht: Das Gesetz listet abschließend auf, welche 17 Kostenarten als Betriebskosten gelten — die Betriebskostenverordnung (BetrKV), genauer § 2 BetrKV. Dieser Beitrag geht die komplette Liste durch, erklärt zu jeder Position den üblichen Verteilerschlüssel und zeigt am Ende, welche Kosten ausdrücklich NICHT umlagefähig sind.

Was bedeutet „umlagefähig" überhaupt?

Umlagefähig sind laufende, wiederkehrende Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Anlagen und der Einrichtungen entstehen — also Kosten, die praktisch jedes Jahr in ähnlicher Höhe wiederkehren, weil das Gebäude eben bewohnt wird. Vorausgesetzt ist außerdem, dass die Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag überhaupt vereinbart wurde (bei den meisten Formularmietverträgen der Fall). Die Rechtsgrundlage bildet § 2 BetrKV, der genau 17 Kostenarten abschließend aufzählt — „abschließend" heißt: Was nicht in dieser Liste steht oder darunter gefasst werden kann, ist grundsätzlich keine Betriebskostenposition, sondern trägt der Vermieter selbst (Ausnahme: die 17. Position „sonstige Betriebskosten", dazu weiter unten mehr).

Die 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV im Überblick

Nr. 1 bis 3: Grundsteuer, Wasser, Entwässerung

Nr. 1 — Grundsteuer (laufende öffentliche Lasten des Grundstücks): In aller Regel die Grundsteuer, die die Gemeinde jährlich erhebt. Verteilt wird üblicherweise nach Wohnfläche.

Nr. 2 — Wasserversorgung: Kosten für Frischwasser inklusive Zählermiete und Wartung. Gibt es Wasserzähler je Einheit, wird nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt — ansonsten nach Wohnfläche oder Personenzahl.

Nr. 3 — Entwässerung: Abwasser- und Niederschlagswassergebühren. Der Schlüssel folgt meist dem der Wasserversorgung, da beide Kosten in der Praxis eng zusammenhängen.

Nr. 4 bis 6: Heizung und Warmwasser

Nr. 4 — Heizung, Nr. 5 — Warmwasserversorgung und Nr. 6 — verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen laufen fachlich nicht über die „kalten" Betriebskosten, sondern über ein eigenes Regelwerk, die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Dort gilt eine eigene Logik: 50 bis 70 % der Kosten werden nach dem tatsächlich erfassten Verbrauch verteilt (Standard 70 %), der Rest nach Wohnfläche. Seit 2023 kommt zusätzlich die CO2-Kostenaufteilung hinzu, wenn mit fossilen Brennstoffen geheizt wird. Weil das Thema eigene Rechenregeln hat, behandeln wir es ausführlich in zwei separaten Beiträgen: CO2-Kostenaufteilung einfach erklärt und im Schritt-für-Schritt- Beitrag Nebenkostenabrechnung erstellen.

Nr. 7 bis 14: Aufzug bis Hauswart

Nr. 7 — Aufzug: Betriebskosten eines Personen- oder Lastenaufzugs (Strom, Wartung, TÜV). Verteilt meist nach Wohnfläche — Erdgeschoss-Bewohner müssen sich in der Regel nicht herausrechnen lassen, da die Rechtsprechung den Aufzug als Teil der Gesamtausstattung des Hauses wertet, sofern der Mietvertrag nichts anderes regelt.

Nr. 8 — Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Gebühren der Gemeinde für Straßenreinigung sowie die Kosten der Müllabfuhr. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 9 — Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Treppenhausreinigung, Hausflurpflege und vorbeugende Schädlingsbekämpfung. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 10 — Gartenpflege: Pflege von Grünanlagen, Rasen, Hecken und Spielplätzen auf dem Grundstück. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 11 — Beleuchtung: Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller, Hauseingang und Außenbeleuchtung. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 12 — Schornsteinreinigung: Kehrgebühren des Schornsteinfegers, soweit sie nicht schon Teil der Heizkostenabrechnung sind (Doppelabrechnung vermeiden!). Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 13 — Sach- und Haftpflichtversicherung: Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Leitungswasser) sowie Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 14 — Hauswart: Vergütung für Hausmeistertätigkeiten — Achtung: Reine Verwaltungs- und Instandhaltungsanteile im Hauswart-Lohn muss der Vermieter herausrechnen, nur der betriebskostenfähige Teil (z. B. Reinigung, Gartenpflege durch den Hauswart) darf umgelegt werden. Schlüssel: Wohnfläche.

Nr. 15 bis 17: Antenne/Breitband, Wäschepflege, Sonstige

Nr. 15 — Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. Breitbandnetz: Betriebskosten einer Gemeinschaftsantenne oder eines Kabel-/Breitbandanschlusses fürs gesamte Haus. Schlüssel: Einheiten (jede Wohnung zählt gleich, unabhängig von der Fläche).

Wichtige Rechtsänderung (Stand Juli 2026) — die TKG-Novelle hat das Nebenkostenprivileg für Kabel-TV abgeschafft: Mit der Modernisierung des Telekommunikationsgesetzes (TKG) ist das sogenannte Nebenkostenprivileg zum 1. Juli 2024 entfallen. Seither ist die Umlage laufender Kabelanschluss-/Antennengebühren über die Betriebskostenabrechnung nach ganz überwiegender Auffassung grundsätzlich nicht mehr zulässig — unabhängig davon, was ältere Mietverträge dazu vorsehen. Für bereits bestehende Sammelinkassoverträge galt lediglich eine Übergangsregelung bis zum 30. Juni 2024. Eine Ausnahme bildet das sogenannte Glasfaser-Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG: Für den Anschluss einer Wohneinheit an ein neu errichtetes Glasfasernetz darf unter bestimmten Voraussetzungen ein gedeckeltes Bereitstellungsentgelt umgelegt werden (nach aktuellem Kenntnisstand begrenzt auf maximal 60 € pro Jahr bzw. insgesamt maximal 540 € je Einheit über die zulässige Umlagedauer von in der Regel bis zu fünf, in Ausnahmefällen bis zu neun Jahren) — das ist aber ausdrücklich etwas anderes als eine laufende monatliche Kabelgebühr und betrifft nur den einmaligen Netzausbau, nicht den laufenden Betrieb. Prüfe daher für jedes Objekt gesondert, ob und in welcher Höhe hier überhaupt noch eine Umlage infrage kommt, und lege im Zweifel lieber keine laufenden Kabel-/Antennengebühren mehr um, statt eine inzwischen unzulässige Position in die Abrechnung aufzunehmen. Da sich die Praxis rund um die TKG-Reform noch einspielt und Einzelheiten (etwa zur genauen Deckelungshöhe oder zu Bestandsschutz-Konstellationen) im Detail umstritten sein können, ersetzt dieser Abschnitt keine Prüfung im konkreten Einzelfall.

Nr. 16 — Einrichtungen für die Wäschepflege: Betriebskosten einer Gemeinschafts-Waschküche (Strom, Wasser, Wartung der Maschinen). Schlüssel: Einheiten.

Nr. 17 — Sonstige Betriebskosten: Ein Auffangtatbestand für laufende Kosten, die zwar die Kriterien einer Betriebskostenposition erfüllen, aber in keine der 16 vorherigen Kategorien passen — etwa die Wartung einer Dachrinnenheizung oder ein Concierge-Service. Wichtig: Diese Position ist nur umlagefähig, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag benannt ist. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten" im Mietvertrag reicht nach ständiger Rechtsprechung nicht aus — die konkrete Kostenart muss erkennbar sein.

Verteilerschlüssel: Wer zahlt wie viel?

Für jede Kostenposition muss ein nachvollziehbarer Verteilerschlüssel angegeben werden. In der Praxis kommen vier Varianten zum Einsatz:

• Wohnfläche: Anteil = Fläche der Einheit ÷ Gesamtwohnfläche. Der mit Abstand häufigste Schlüssel, gesetzlicher Standard, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt.
• Verbrauch: Anteil nach abgelesenem Zählerstand — vor allem bei Wasser und Heizung sinnvoll, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind.
• Personen: Anteil nach Kopfzahl je Einheit, gewichtet nach Wohn- bzw. Miettagen bei unterjährigem Ein- oder Auszug — sinnvoll bei stark personenabhängigen Kosten wie Müll oder Wasser, wenn keine Zähler vorhanden sind.
• Einheiten: Jede Wohnung zählt gleich, unabhängig von Fläche oder Personenzahl — typisch bei Gemeinschaftseinrichtungen wie Antenne/Breitband oder Waschküche.

Wohnkostenheld schlägt dir für jede der 17 Positionen automatisch den in der Praxis üblichen Schlüssel vor, du kannst ihn aber jederzeit ändern, wenn dein Mietvertrag etwas anderes vorsieht.

Was NICHT umlagefähig ist

Genauso wichtig wie die Positivliste ist die Kehrseite: Bestimmte Kosten darfst du unter keinen Umständen auf deine Mieter umlegen, selbst wenn sie im Zusammenhang mit dem Gebäude entstehen. Dazu zählen insbesondere:

• Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen, Sanierungen und alles, was den Wert oder Zustand des Gebäudes langfristig erhält oder verbessert, trägt der Vermieter allein.
• Verwaltungskosten: Personal- und Sachkosten für die Verwaltung der Immobilie (auch die Vergütung einer Hausverwaltung) sind keine Betriebskosten.
• Bankgebühren und Kontoführungskosten: Gebühren fürs Mietkonto oder für Überweisungen zählen nicht dazu.
• Rücklagen: Instandhaltungsrücklagen (z. B. für die nächste Dachsanierung) sind reine Vermietersache.
• Leerstandskosten: Steht eine Einheit zeitweise leer, trägt der Vermieter den auf sie entfallenden Kostenanteil selbst — er darf nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.

Wohnkostenheld erkennt bei frei eingegebenen „sonstigen" Positionen automatisch Stichworte wie „Reparatur", „Verwaltung", „Rücklage" oder „Leerstand" und warnt dich, bevor eine solche Position versehentlich in der Abrechnung landet.

Der Sonderfall „Sonstige Betriebskosten"

Wie oben erwähnt, ist Nr. 17 kein Freifahrtschein für beliebige Kosten. Bevor du eine sonstige Position einträgst, prüfe zwei Dinge: Erstens, ob es sich tatsächlich um laufende, wiederkehrende Kosten handelt (keine Einmalinvestition) — und zweitens, ob dein Mietvertrag diese konkrete Kostenart namentlich als umlagefähig benennt. Ist beides der Fall, kannst du die Position im Wizard unter „Sonstige Betriebskosten" mit Bezeichnung, Betrag und Verteilerschlüssel eintragen.

Was hat sich mit der CO2-Kostenaufteilung geändert?

Seit 2023 kommt bei zentraler Heizung mit fossilen Brennstoffen (Erdgas, Heizöl) eine zusätzliche Aufteilung hinzu: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto größer der Anteil der CO2-Kosten, den der Vermieter selbst tragen muss — nach einem zehnstufigen Modell des CO2-Kostenaufteilungsgesetzes (CO2KostAufG). Das betrifft ausschließlich die Heizkosten (Nr. 4–6), nicht die kalten Betriebskosten aus diesem Beitrag. Die genaue Berechnung erklären wir im Beitrag CO2-Kostenaufteilung einfach erklärt.

So macht es Wohnkostenheld für dich

Statt die 17 Positionen und ihre Verteilerschlüssel jedes Jahr neu nachzuschlagen, führt dich der Wohnkostenheld-Assistent durch eine vorbereitete Liste aller 13 kalten Kostenarten aus § 2 BetrKV, ergänzt um einen freien Bereich für „Sonstige" mit automatischer Prüfung auf verdächtige Stichworte. Heizung und Warmwasser laufen in einem eigenen Schritt inklusive CO2-Berechnung. Am Ende prüft die Engine automatisch, ob die Summe aller Mieteranteile exakt den Gesamtkosten entspricht, und weist auf ungewöhnlich hohe Positionen sowie fehlende Verbrauchsdaten hin. Wie der komplette Ablauf vom ersten Schritt bis zum fertigen PDF aussieht, liest du im Beitrag Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt.

Wenn du selbst ausprobieren willst, wie viel einfacher eine korrekt zugeordnete Kostenliste die Abrechnung macht: Registriere dich kostenlos und lege dein erstes Objekt an — die Erstellung ist gratis, bezahlt wird erst beim fertigen PDF-Download.